服装理单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求，即服装理单员必须具备以下基本素质：专业知识，服装理单是综合性学科，要掌握服装样板缝制工艺和服装面、辅料的品质鉴别等专业基础知识。服装样板是服装加工的主要依据，是服装款式造型的关键；制作工艺是产品质量控制及验收的主要依据；对服装面辅料的认识是理单与跟单的必修课程。与国外服装企业的广泛贸易使服装专业外语在服装理单跟单过程中尤为重要，除此之外，还要掌握一些相关的服装外贸知识和国际贸易知识，如出口关税知识、各国服装市场的概况和特点、外贸单证的概念和内容以及物流知识等。所以作为一名服装理单员必须随时“充电”，以弥补自己知识储备的不足。电脑办公软件知识，Word文档和Desktop(桌面)管理：每份订单应设独立的文件夹，里面分档保存着这份订单的合同、工艺单等单据以及与客户的往来函电、跟单计划和实施记录等。不少外贸公司在操作一份订单时，通常采用AB制，即一人为主，一人为辅相互配合，当然，在这个订单中为辅的人可以在另一个订单中为主。这样操作是为了使其中一人外出时，另一人也能处理该订单的突发事件。为主的人员应该有一份能够随身携带的工作文档(Workingfle),存放如合同、工艺单操作要则、跟单计划和实施计划等资料，以便随时核对。Excel电子表格系统：在服装理单过程中经常会制作各类表单。虽然大的外贸公司和比较有经验的外贸公司在一些表单处理上都有自己固定的格式，如工艺单、规格表、各类报表等，但所有单据都不是成不变的，有的表单必须要由理单员来制作完成，所以服装理单员必须能熟练运用电子表格系统。Outlook客户往来函电，收发电子邮件(E-mail):与客户往来的函电应妥善保存且按日期顺序排列，以便日后查询；外发的函电要先复印留档。服装外贸函电写作基本原则：讲文明礼貌：语言要有礼且谦虚，及时回信也是礼貌的表现。互相尊重和体谅：写信时要尽量从对方的角度去考虑问题或有什么需求，而不是从自身出发，语气要婉转，尊重对方。全面周到完整：封商业信函应概括了各项必需的事项，切忌发出含糊不清的信件，细节方面表达明确，不能用抽象、笼统的词句。明确清楚：意思表达明确，要注意避免用词错误，避免废话连篇和不必要的重复，注意词语所放的位置及句子的结构，尽量使用短句、短语。

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